Conheça os 5 fatos sobre planilhas que podem estar impedindo o desenvolvimento de seu negócio e entenda quando é a hora de optar por um ERP.

A planilha é uma ferramenta muito importante e de grande utilidade dependendo do tamanho da empresa, no entanto, com o crescimento do negócio pode não ser suficiente.

Sendo assim, é importante salientar que quando a empresa cresce, é natural que seja necessário progredir para o uso de sistema de gestão, visando minimizar erros e facilitar o cotidiano, contribuindo para que a gestão se torne muito mais eficiente. 

No entanto, é comum ter receio de fazer a transição ou não saber quando é o momento certo de sair das planilhas para o sistema de gestão.

Visto isso, nós vamos esclarecer alguns fatos sobre planilhas para te ajudar a fazer bom uso delas, além de esclarecer quando é hora de investir em um sistema de gestão.  

As planilhas podem, sim, ser úteis, mas quais delas?

As planilhas são úteis, em especial para empresas que estão iniciando. De modo que, seja possível criar um histórico das movimentações. Sabendo disso, é importante esclarecer que algumas delas são indispensáveis para as empresas, são:

🔵 Controle de vendas

É preciso registrar o que foi vendido, em qual quantidade, quando foi feita a venda e todos os detalhes possíveis. De modo que, crie um histórico contribuindo para que a empresa possa usar os dados para gerir o estoque com mais eficiência, por exemplo.

🔵 Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a planilha que registra todas as entradas e saídas de valores da empresa. É a mais importante para auxiliar na saúde financeira do seu negócio, já que é essencial analisar frequentemente o panorama que a planilha fornece, para que possa tomar boas decisões em relação ao empreendimento.

🔵 Contas a pagar e receber

A planilha de contas a pagar e receber possibilita previsibilidade financeira para a empresa, garantindo que seja possível traçar estratégias orçamentárias. Afinal, ela revela as despesas fixas, quais são os valores que serão recebidos nos próximos meses e quais dados facilitam a tomada de decisões financeiras.

🔵 Horas trabalhadas

A planilha de horas trabalhadas é útil para acompanhar as obrigações que a empresa tem com cada profissional. Por meio dela é possível verificar se o número de horas extras está elevado e quais medidas tomar para preservar a equipe, sem perder a produtividade.

🔵 Controle de estoque

O estoque bem organizado é fundamental para gerir a compra de peças, possibilitar insights e realmente atender a demanda dos clientes. Por isso, essa é uma planilha crucial para a sobrevivência de seu negócio.

É importantíssimo manter o controle de estoque sempre organizado para que seja possível otimizar sua empresa.

🔵 Prospecção de clientes

Com a planilha de prospecção, é possível identificar quantos contatos sua empresa faz antes de fechar um negócio, dado importantíssimo a ser acompanhado. Visando que a empresa tenha condições de investir em ações estratégicas para otimizar os resultados.

🔵 Controle de produção

A planilha de controle de produção possibilita acompanhar detalhadamente a compra de mercadorias e a fabricação dos itens que a empresa vende, sendo útil para o cruzamento de informações.

Tem o objetivo de entender, por exemplo, o volume de produção versus a demanda do período, para que possa evitar de ter produtos encalhados.

🔵 Formação de preços de produtos

A precificação é uma tarefa complexa, é necessário ter uma tabela com pesquisa de mercado, dados sobre seus custos e outras informações importantes que compõem o preço de cada item. Dessa forma, é possível tornar a missão da planilha de formação de preços muito mais simples, acompanhando todas as variáveis necessárias.

🔵 Análise de concorrência

Outra planilha essencial para seu negócio é a de análise da concorrência, tendo como objetivo acompanhar e aprender o que seus concorrentes estão fazendo. De modo que, consiga superá-los com ideias criativas e um trabalho de excelência. 

Viu só, existem as vantagens das planilhas, e a boa notícia é que, todas elas podem ser feitas com eficiência, acima da média, quando se usa um sistema de gestão apropriado para seu negócio.

Mas afinal, quando as planilhas começam a se tornar um problema?

Manter o uso de planilhas em uma era tão tecnológica pode atrasar sua gestão, minimizando a eficiência que sua empresa poderia alcançar. Por isso, elencamos 5 fatos sobre planilhas que vão abrir seus olhos sobre o momento exato no qual elas se tornam um problema para seu negócio.

1. Se torna um trabalho perdido com o tempo

Com o excesso de demanda, é natural que esqueça de atualizar a planilha exatamente no momento que deveria.

Obviamente a falta de revisão dos dados, e a falta de atualização ocasionam erros que impedem que esse documento seja útil para acompanhar o crescimento de seu negócio.

2. Os prazos pré-definidos são esquecidos e deixados de lado

Por existir excesso de trabalho no preenchimento das planilhas e perda de tempo com a função, é natural que o excesso de informações ocasione esquecimentos.

A equipe fica sobrecarregada e ao invés de cumprir os prazos desejados, esquece os compromissos e os erros acabam manchando a reputação da empresa ao invés de auxiliar em seu crescimento.

3. Há uma grande dedicação de esforço e tempo para algo que não será aproveitado

Quando a empresa já está crescendo, exige uma grande dedicação dos profissionais para alimentar todas as planilhas, montar análises dos dados e apresentar para os superiores.

E isso arruína a possibilidade de ter um negócio com grande capacidade de produtividade. O que acaba desencadeando perdas para a empresa no curto e longo prazo, algo que não ocorre com um sistema de gestão que automatiza as etapas e minimiza os esforços.

4. Os dados, por não serem atualizados, perdem a credibilidade

Obviamente por causa da demanda elevada, a planilha acaba não sendo atualizada na velocidade que deveria, e isso desencadeia perda de credibilidade dos dados. Fazendo com que os erros sejam cometidos na gestão do negócio e a empresa perca oportunidades importantes. 

5. O acesso é restrito ao escritório

Quem tem um sistema de gestão consegue acessar os dados da empresa em poucos cliques, enquanto os que ainda usam planilha precisam estar no escritório. Esse acesso restrito inviabiliza algumas decisões rápidas e aumenta as chances de sua empresa ter uma gestão que comete erros significativos.

Será que existem benefícios ao optar por um Sistema de Gestão em Nuvem e deixar as planilhas no passado?

Conhecendo os defeitos das planilhas, é natural se interessar pelo sistema de gestão em nuvem. Vamos te explicar quais são as vantagens da troca das planilhas por um sistema ERP, assim você terá uma decisão mais assertiva, confira:

🔵 Mais segurança

As planilhas podem ser danificadas por uma série de questões, incluindo eventuais perdas dos dados do computador no qual ela está salva.

Enquanto o sistema ERP em nuvem tem informações criptografadas para oferecer mais segurança, já que todos os dados são salvos em tempo real e o backup é automático. Dessa forma, você consegue acessar de onde estiver, mesmo que seu computador de trabalho sofra algum dano.

🔵 Suporte em tempo real

As empresas que desenvolvem softwares de gestão oferecem suporte ágil para sanar todas as dúvidas sobre o uso da ferramenta.

🔵 Facilidade de uso

As ferramentas do sistema de gestão online são intuitivas, facilitam o dia a dia da empresa e possibilitam que rapidamente todos os colaboradores consigam dominar o novo ERP.

Além disso, é eficiente em proporcionar a automatização de atividades repetitivas, que faciliam o uso no dia a dia.

🔵 Aumento da colaboração

Um sistema de gestão em nuvem permite a integração de todos os setores da empresa, com isso, é natural que ocorra aumento da colaboração entre os integrantes da equipe. Aspecto considerado fundamental para o seu time crescer juntamente com a empresa.

🔵 Mais organização e integração

O sistema de gestão em nuvem possibilita que os colaboradores se organizem melhor, mantendo todos os dados atualizados com mais facilidade, sem que as informações de cada usuário sejam reveladas uns para os outros. 

Somente o líder terá acesso aos relatórios de toda a equipe, possibilitando segurança por não compartilhar todos os dados com profissionais que não precisam conhecê-los.

Motivos para escolher um ERP

Ainda está em dúvida mesmo após conhecer os pontos fracos das planilhas e os pontos fortes do sistema de gestão? Confira alguns dos motivos que devem ser considerados para escolher um ERP:

🔵 Facilidade e praticidade de acesso

Um ERP em nuvem, torna todos os dados acessíveis em poucos cliques, para que sua gestão seja otimizada. Aspecto fundamental para facilitar o acesso, e possibilitar que sua empresa tenha bons resultados com tomadas de decisões mais rápidas e precisas.

🔵 Economia de tempo e dinheiro

O sistema de gestão evita que sua equipe perca tempo todos os dias com a atualização de planilhas, e isso permite que os profissionais sejam mais eficientes e os dados da empresa mais confiáveis. Aspectos que geram economia efetiva de tempo e dinheiro, reduzindo erros, aumentando a produtividade da equipe e, consequentemente, guiando sua empresa para o crescimento.

🔵 Acesso compartilhado, toda equipe fica a par de tudo

Com o acesso compartilhado, é possível que todos os profissionais acessem exatamente os dados importantes a eles, direcionando as informações para que cada membro da equipe esteja sempre atualizado e possa tomar boas decisões.

É importante para que os erros sejam minimizados e os processos internos da empresa fluam com eficiência e colaboração de todos.

🔵 Confiabilidade das informações

Com acesso por senha, fácil de atualizar e com algumas atualizações automáticas, o sistema ERP em nuvem garante confiabilidade das informações. Viabilizando a minimização de erros e possibilitando que os gestores sejam assertivos na tomada de decisões. O que é muito importante para que a empresa possa ter os erros minimizados no dia a dia.

Portanto, foi possível perceber que todo empresário que quer crescer, investe em um sistema de ERP online para ajudar em seu negócio.

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